Die COVIT-19-Pandemie erschwert es öffentlichen Auftraggebern, schnell und zügig zu beschaffen. Das betrifft nicht nur besonders benötigte Leistungen wie Medizin-Produkte. Auch sonstige Beschaffungen, die zur allgemeinen Handlungsfähigkeit der Verwaltungen erforderlich sind, können nicht auf unbestimmte Zeit verschoben werden. Hierfür wurden seitens der Bundes- und Landesministerien stark vereinfachte Verfahrensregelungen eingeführt, um die Beschaffungen extrem zu erleichtern.1
Auf die Eignungsprüfung darf allerdings nicht verzichtet werden. Die Grundsätze des wettbewerblichen Verfahrens unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes sowie der Transparenz gelten auch weiterhin. Dennoch sind Fallkonstellationen mit unzweifelhaft bestehender Dringlichkeit denkbar, die bei der Beschaffung unabhängig vom Schwellenwert nur bereits auf ihre Eignung geprüfte Unternehmen berücksichtigen können. Dies kann beispielsweise eine Beschränkte Ausschreibung oder Freihändige Vergabe ohne Interessenbekundungsverfahren (IBV) bzw. ein Verhandlungsverfahren oder Nichtoffenes Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb sein. Da stellt sich die Frage, wie noch ausreichend Wettbewerb garantiert werden kann, wenn der Kreis geeigneter Bieter allenfalls noch überschaubar bis nicht vorhanden ist?
Wenn die Eignungsprüfung aber nicht Bestandteil des Verfahrens ist, darf der Auftraggeber nur auf geeignete Unternehmen zurückgreifen. Dies gilt auch dann, wenn nur ein Unternehmen angefragt wird und somit die Vergabe beispielsweise aus Dringlichkeitsgründen „direkt“ erfolgt. Sicher kennt der Auftraggeber einige Unternehmen, die ihm den Eignungsnachweis bereits in einem abgeschlossenen Verfahren erbracht hatten und kann diese dann auch zur erneuten Angebotsabgabe unmittelbar auffordern. Doch was ist mit den anderen Unternehmen, die dem Auftraggeber bislang noch nicht bekannt sind? In Zeiten der höchsten Dringlichkeit fallen sie durchs Raster, denn Zeit für Eignungsprüfungen ist eher nicht vorhanden. Dem Auftraggeber ist es dann aus Haushaltsgrundsätzen und dem Gebot der wirtschaftlichen Beschaffung verwehrt, Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern, wenn diese Kenntnisse zur Eignung eines Unternehmens fehlen.
Dann sind präqualifizierte Unternehmen im Vorteil, denn der Auftraggeber kann jederzeit eigeninitiativ in einem PQ-Register wie HPQR oder AVPQ geeignete Unternehmen finden. Diese sind grundsätzlich für öffentliche Aufträge geeignet und es besteht eine Pflicht des Auftraggebers, die Eignung auch anzuerkennen. So können Auftraggeber schnell und unkompliziert die Eignung der PQ-Unternehmen für eine bestimmte Leistung anhand der im Register hinterlegten Einzeldokumente nachvollziehen.
Das Unternehmen kann ebenfalls initiativ werden und sendet der Vergabestelle in einem konkreten Verfahren oder auch unaufgefordert ohne konkreten Anlass seine HPQR-Urkunde mit Zugangsdaten zur HPQR-Datenbank. Gerade in Zeiten, in denen schnelle und unkomplizierte Beschaffungen erforderlich sind, kann die Präqualifizierung sowohl Auftraggebern als auch Unternehmen helfen. Unternehmen, die mangels geprüfter Eignung durch Auftraggeber nicht aufgefordert werden können, steht dank PQ einer Teilnahme am Verfahren nichts mehr im Wege. Auftraggeber sind in der Lage, ohne zeitlichen Aufwand ein wettbewerbliches Verfahren durchzuführen.
Unternehmen, die sich für eine Präqualifikation entscheiden, durchlaufen zunächst ein vereinfachtes Verfahren, solange die Einschränkungen durch die Pandemie andauern. Die erforderlichen Nachweise werden nicht im Original per Post vorgelegt. Es sind ausschließlich digitale Erklärungen und Nachweise zu übermitteln. Sie werden allerdings von der PQ-Stelle angefordert, sobald die Einschränkungen des öffentlichen Lebens zurückgenommen werden. In die Richtung der Vereinfachung geht auch ein Hinweis des Bundesministeriums des Innern für Bau und Heimat.2
Fazit: Beschaffungen mit Dringlichkeit müssen nicht auf Wettbewerb verzichten, wenn sich Unternehmen zur Präqualifikation entschließen und den Auftraggebern dadurch mehr geeignete Unternehmen zur Verfügung stehen. Den Vorteil der PQ sollten Unternehmen jetzt nutzen und sich damit Auftraggebern zu erkennen geben.
Ansprechpartner Auftragsberatungsstelle Hessen: Brigitta Trutzel, Eva Waitzendorfer-Braun
1 Schreiben BMWi vom 01:00 19-03-2020; Schreiben BMi vom 01:00 27-03-2020; Mitteilung der EU-KOM vom 01:00 01-04-2020
2 Schreiben BMI vom 27. März 2020, Seite 2 Nr. IV
